Wie een tentfeest, dorpsfeest, feestweek of lokaal festival organiseert, weet hoeveel er achter de schermen bij komt kijken bij een evenementenvergunning voor een tentfeest. Een locatie, vrijwilligers, horeca, beveiliging, techniek, artiesten en natuurlijk een programma waarvoor mensen daadwerkelijk naar het evenement komen. Maar voordat de eerste band ook maar één noot heeft gespeeld, moet er vaak al een flink organisatorisch traject worden doorlopen. Vergunningen, veiligheidsplannen, geluidseisen, verkeersmaatregelen, constructies en andere lokale voorschriften maken daar onderdeel van uit. De Vereniging van EvenementenMakers (VVEM) vraagt daarom al langer aandacht voor de toenemende regeldruk binnen de evenementensector. In het manifest Het feest van de toekomst pleit de branchevereniging onder andere voor meer landelijke uniformiteit in het vergunningenbeleid. Recent kreeg die oproep ook politieke steun, zo berichtte vakmedium Entertainment Business. Verschillende Kamerleden steunen de roep om eenvoudiger en duidelijker vergunningenbeleid voor evenementen.
Een interessante ontwikkeling. Maar wat betekent dit eigenlijk voor de organisatie van een lokaal tentfeest, dorpsfeest of festival?
VVEM pleit voor duidelijkere en meer uniforme regels
De VVEM vertegenwoordigt bedrijven en professionals binnen de Nederlandse evenementenbranche en kaart al langere tijd aan dat evenementenorganisatoren tegen grote verschillen in regelgeving kunnen aanlopen. In het in 2025 gepubliceerde manifest Het feest van de toekomst kwam de vereniging met 24 voorstellen voor een gezonde en toekomstbestendige evenementensector. Een van de onderwerpen: vergunningverlening. VVEM-voorzitter Boris van der Ham verwoordde een belangrijk deel van het probleem destijds kort en krachtig: “Zo heeft elke gemeente weer andere regels. Daar moet eenheid in komen.” De VVEM pleit daarom onder meer voor een gezamenlijk landelijk vergunningskader met minimumeisen, werkbare termijnen en eenduidige formulieren. Het doel daarvan is niet om veiligheidseisen voor evenementen af te schaffen. Het gaat er vooral om dat organisatoren eerder weten waar ze aan toe zijn en dat vergelijkbare evenementen niet in iedere gemeente met totaal verschillende procedures worden geconfronteerd.
Waarom is dit juist voor lokale evenementen interessant?
Bij discussies over evenementenbeleid wordt al snel gedacht aan de grootste festivals van Nederland. Maar misschien is eenvoudiger beleid juist voor lokale organisaties minstens zo interessant. Een groot professioneel festival beschikt meestal over betaalde medewerkers, gespecialiseerde leveranciers en externe adviseurs. Bij veel Nederlandse tentfeesten, dorpsfeesten en feestweken ligt dat anders. Daar zit op maandagavond na het werk een bestuur bij elkaar om een evenement voor honderden of duizenden bezoekers te organiseren. Vaak grotendeels vrijwillig. Diezelfde vrijwilligers krijgen te maken met onderwerpen als:
- evenementenvergunningen;
- veiligheidsplannen;
- verkeersplannen;
- geluid;
- tenten en constructies;
- beveiliging;
- horeca;
- EHBO en medische voorzieningen;
- weerscenario’s;
- en soms aanvullende eisen rondom bijvoorbeeld vuur, CO₂, confetti of andere special effects.
Dat hoort voor een deel simpelweg bij het professioneel organiseren van een evenement. Maar wanneer procedures steeds ingewikkelder worden of eisen per gemeente sterk verschillen, wordt er ook steeds meer specialistische kennis gevraagd van vrijwilligersorganisaties. En daar wringt het.
Een dorpsfeest is geen megafestival
Niet ieder evenement kent dezelfde risico’s en dezelfde omvang. Een meerdaags festival met tienduizenden bezoekers, verschillende podia en een omvangrijke professionele organisatie is iets anders dan een jaarlijks terugkerend tentfeest dat al twintig jaar op hetzelfde evenemententerrein wordt georganiseerd. Dat betekent niet dat voor een lokaal feest geen regels nodig zijn. Natuurlijk moeten bezoekers veilig kunnen feesten. Constructies moeten deugdelijk zijn, hulpdiensten moeten hun werk kunnen doen en een organisator moet voorbereid zijn op calamiteiten. Maar regels zouden waar mogelijk wel moeten aansluiten bij de omvang en het daadwerkelijke risico van een evenement. Een meer risicogerichte benadering is dan ook een van de onderwerpen waarvoor de VVEM aandacht vraagt.
Het probleem dat organisatoren ondertussen wél hebben: je moet vroeg beslissen
Vanuit ONLY BANDS zien we nog een ander praktisch probleem:
De organisatie en programmering van een evenement beginnen vaak veel eerder dan het moment waarop alle vergunningstechnische duidelijkheid er is.
Dat is belangrijker dan het misschien klinkt. Een organisatie die in juni een groot tentfeest organiseert, kan niet in april eens rustig gaan kijken welke coverband voor het tentfeest nog beschikbaar is. Populaire bands, artiesten, techniekleveranciers en andere partijen worden op gewilde data regelmatig vele maanden en soms ruim een jaar van tevoren vastgelegd. Zeker voor populaire vrijdagen en zaterdagen in het voorjaar en de zomer begint de puzzel daarom vroeg. Er worden opties geplaatst. Een tent wordt gereserveerd. Techniek wordt besproken. Leveranciers worden benaderd. En uiteindelijk worden bands en artiesten definitief geboekt. Daarmee gaat een organisator financiële verplichtingen aan terwijl nog niet ieder onderdeel van het evenement definitief is. Hoe eerder duidelijk is aan welke voorwaarden een evenement moet voldoen, hoe beter een organisatie verantwoord vooruit kan plannen. Dat is wat ons betreft een belangrijk onderdeel van deze discussie.
Jaarlijks hetzelfde tentfeest, jaarlijks opnieuw beginnen?
De VVEM wees eerder ook op een ander probleem: terugkerende evenementen moeten vaak ieder jaar opnieuw een vergunningstraject doorlopen. Voor lokale evenementen is dat bijzonder relevant. Veel tentfeesten en dorpsfeesten keren ieder jaar terug: op dezelfde locatie, in dezelfde periode, met ongeveer hetzelfde bezoekersaantal en vaak met grotendeels dezelfde infrastructuur. Natuurlijk moet een veiligheidsplan actueel zijn. Een evenement kan veranderen, omstandigheden kunnen veranderen en ook regelgeving kan worden aangepast. Maar wanneer een evenement al jarenlang professioneel en zonder grote problemen wordt georganiseerd, is het logisch om te kijken welke onderdelen daadwerkelijk ieder jaar volledig opnieuw beoordeeld moeten worden. Meer continuïteit en voorspelbaarheid zou niet alleen organisatoren tijd kunnen besparen. Ook gemeenten zouden daar uiteindelijk profijt van kunnen hebben.
Recente gebeurtenissen laten zien waarom duidelijkheid belangrijk is
De discussie gaat bovendien verder dan alleen het aanvragen van een vergunning. De VVEM vroeg in juni 2026 bijvoorbeeld om een landelijke evaluatie nadat tijdens een periode van extreem warm weer verschillende veiligheidsregio’s tot uiteenlopende besluiten kwamen over het wel of niet doorgaan van evenementen. Volgens de vereniging konden evenementen onder vergelijkbare weersomstandigheden in de ene regio doorgaan, terwijl elders evenementen werden afgelast of verplaatst. Ook voor ons betekende dat onzekerheid in een weekend waarin al onze coverbands op pad waren. De VVEM vroeg vervolgens om meer uniformiteit, transparante beoordelingskaders en een risicogerichte benadering. Ook hier geldt: veiligheid staat voorop. Maar voor een organisator die maanden of soms meer dan een jaar heeft gewerkt aan een evenement, is het belangrijk om vooraf zo goed mogelijk te weten op basis waarvan beslissingen worden genomen. Voorspelbaarheid is binnen de evenementenbranche ontzettend belangrijk.
Wat betekent eenvoudiger vergunningenbeleid voor een organisator?
Op dit moment betekent de oproep van de VVEM niet dat vanaf morgen ineens andere landelijke regels gelden voor jouw tentfeest of festival. Het gaat om een ontwikkeling en een discussie over hoe het evenementenbeleid in Nederland beter georganiseerd kan worden. Maar als er uiteindelijk meer uniformiteit ontstaat, zou dat voor lokale organisatoren bijvoorbeeld kunnen betekenen dat procedures duidelijker worden, aanvraagtermijnen voorspelbaarder zijn en vergelijkbare eisen niet telkens op een totaal andere manier worden uitgewerkt. Voor jaarlijks terugkerende evenementen zou bovendien gekeken kunnen worden hoe onnodig dubbel werk kan worden voorkomen. Dat klinkt misschien administratief, maar uiteindelijk heeft het directe gevolgen voor het evenement zelf. Want hoe eerder een organisator zekerheid heeft, hoe eerder er verantwoord beslissingen genomen kunnen worden over leveranciers, productie én programmering.
Programmering en productie horen bij elkaar
Dat laatste merken wij dagelijks bij bandboekingen via ONLY BANDS. Een band kan muzikaal perfect bij een evenement passen, maar productioneel toch lastig in de avond te plaatsen zijn. Hoeveel podiumruimte is er nodig? Hoe lang duurt de opbouw? Welke techniek staat er? Speelt de band op de aanwezige productie of neemt deze zelf licht en geluid mee? Zijn er special effects? Hoeveel tijd zit er tussen twee programmaonderdelen? Dat zijn allemaal zaken die uiteindelijk onderdeel zijn van dezelfde evenementenproductie. Daarom beginnen wij bij een aanvraag niet alleen met de vraag: welke band wil je boeken? We kijken liever naar het evenement zelf. Wat voor publiek komt er? Hoe groot is de feesttent? Welke andere acts staan er? Wat is het beschikbare budget? Welke technische mogelijkheden zijn er? En welke band past daar vervolgens het beste bij? Wie nog aan het begin van die zoektocht staat, kan daarvoor ook onze pagina coverband boeken bekijken. De juiste band moet niet alleen op de poster passen. De band moet bij het complete evenement passen.
Minder regels mag nooit minder veiligheid betekenen
Daarbij is één nuance belangrijk. Eenvoudiger vergunningenbeleid mag natuurlijk niet betekenen dat er wordt ingeleverd op veiligheid. Een professioneel evenement vraagt om goede voorbereiding. Bezoekers moeten veilig naar binnen en naar huis kunnen, constructies moeten betrouwbaar zijn, beveiliging en hulpverlening moeten op orde zijn en organisatoren moeten voorbereid zijn op onverwachte situaties. Dat staat wat ons betreft niet ter discussie. De interessante vraag is vooral of dezelfde veiligheid bereikt kan worden met duidelijkere, beter afgestemde en meer voorspelbare regelgeving. Als dat lukt, profiteren daar uiteindelijk zowel professionele organisatoren als lokale vrijwilligersorganisaties van.
Lokale evenementen zijn te belangrijk om onnodig ingewikkeld te maken
Tentfeesten, dorpsfeesten, kermissen en feestweken vormen een bijzonder onderdeel van de Nederlandse evenementencultuur. Een heel dorp leeft er soms maanden naartoe. Vrijwilligers bouwen dagenlang op, lokale ondernemers dragen bij en verschillende generaties staan uiteindelijk samen in dezelfde feesttent. Voor professionele bands vormen deze evenementen bovendien een belangrijk onderdeel van het Nederlandse livecircuit. Het is daarom belangrijk dat lokale evenementen veilig en professioneel worden georganiseerd. Maar óók dat het voor lokale stichtingen en verenigingen haalbaar blijft om ze te organiseren. De oproep van de Vereniging van EvenementenMakers voor eenvoudiger, uniformer en beter voorspelbaar vergunningenbeleid is daarom wat ons betreft een interessante ontwikkeling om te volgen. Niet omdat regels moeten verdwijnen. Maar omdat een organisator die vooraf weet waar hij aan toe is, uiteindelijk ook beter in staat is om een professioneel en veilig evenement neer te zetten.
ONLY BANDS: meer dan alleen een band boeken
Bij ONLY BANDS werken we dagelijks met organisatoren van tentfeesten en dorpsfeesten, festivals, feestweken, evenementenbureaus en andere professionals binnen de evenementenbranche. Daardoor gaat ons werk verder dan alleen kijken welke band nog beschikbaar is. We denken mee over programmering, speelduur, techniek, productie, opbouwtijden en de positie van een band binnen het complete programma. Met een select aanbod professionele coverbands kennen we de acts die we vertegenwoordigen van binnen en buiten. Daardoor kunnen we gericht adviseren welke band inhoudelijk én productioneel bij een evenement past. Organiseer je zelf een tentfeest, dorpsfeest, feestweek of festival en ben je bezig met de programmering? Bekijk dan ons overzicht met coverbands of lees meer over bandboekingen bij ONLY BANDS.
Heb je liever direct persoonlijk advies? Neem contact op met ONLY BANDS en vertel ons wat je organiseert. Dan kijken we graag met je mee.
ONLY BANDS – Next Generation Live
Bronnen en verder lezen
Kamerleden steunen oproep VVEM voor eenvoudiger vergunningenbeleid – Entertainment Business
https://eb.live/artikel/kamerleden-steunen-oproep-vvem-voor-eenvoudiger-vergunningenbeleid
Manifest ‘Het feest van de toekomst’ – Vereniging van EvenementenMakers (VVEM)
https://vvem.nl/nieuws/vvem-publiceert-manifest-het-feest-van-de-toekomst/
Evenementenbranche heeft meer dan ooit behoefte aan eenduidige regelgeving – Vereniging van EvenementenMakers (VVEM)
https://vvem.nl/nieuws/evenementenbranche-heeft-meer-dan-ooit-behoefte-aan-eenduidige-regelgeving/
VVEM vraagt Veiligheidsberaad om landelijke evaluatie – Vereniging van EvenementenMakers (VVEM)
https://vvem.nl/nieuws/vvem-vraagt-veiligheidsberaad-om-landelijke-evaluatie/
